ด้วยงานเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่องานวิชาการ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ ได้เล็งเห็นถึงประโยชน์ของบริการที่มีให้บริการจากหน่วยงานภายนอกที่มีต่อมหาวิทยาลัย บุคลากรและนักศึกษา โดยบริการเหล่านั้นมีประสิทธิภาพสูง ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม รวมถึงลดภาระของมหาวิทยาลัยในการดำเนินการบางอย่างกับบริการที่มีให้แก่บุคลกรและนักศึกษา โดยเฉพาะบริการส่วนบุคคล งานเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่องานวิชาการจึงได้สมัครและเปิดใช้บริการ Google Apps for Education ขึ้น และให้บริการแก่บุคลากรและนักศึกษาของมหาวิทยาลัย โดยการดำเนินการนี้จะให้กระทบกับวิธีการใช้งานที่เปลี่ยนไปให้น้อยที่สุด

ประโยชน์ที่ได้จาก Google Apps for Education
     บริการของ Google ที่มีให้สำหรับบุคคลสาธารณะมีมากมาย เช่น Search Engine, Youtube, Gmail, Calendar, Google Drive, และอื่นๆ แต่สำหรับบุคคลที่เป็นสมาชิกของ Google Apps for Education นั้น จะสามารถใช้บริการอื่นเพิ่มเติมจากบุคคลสาธารณะ รวมถึงสิทธิ์บางบริการจะมีมากกว่าบุคคลสาธาณะ ตัวอย่างของบริการสำหรับสมาชิกใน Google Apps for Education คือ

• Search Engine - www.google.com
• Google Plus - plus.google.com
• Google Sites - sites.google.com
• Gmail + Google Drive ใช้พืนที่ได้ 15GB - mail.google.com, drive.google.com
• Google Calendar - calendar.google.com
• Google Docs, Sheets, Slides - docs.google.com
• Google Groups - groups.google.com
• Google Contacts - www.google.com/contacts
• Google Maps - maps.google.com
• Youtube - www.youtube.com
• Google Classroom - classroom.google.com

     โดยประโยชน์ที่มหาวิทยาลัย บุคลากรและนักศึกษาได้รับนั้น พอสรุปได้ดังนี้

• บุคลากรและนักศึกษาสามารถใช้บริการที่มีบน Google ได้ฟรี มีบริการให้ใช้และมีสิทธิ์มากกว่าบุคคลทั่วไป
• บุคลากรและนักศึกษาใช้บริการบนระบบที่มีประสิทธิภาพสูง มีความเสถียรภาพ ใช้บริการได้ตลอดเวลา
• ระบบสามารถคัดกรองอีเมล์ที่ไม่พึงประสงค์ได้อย่างดี
• มหาวิทยาลัยไม่ต้องจัดหาทรัพยากรเพื่อจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้ ทั้งอีเมล์ เอกสาร และไลฟ์
• ไม่ต้องมีบุคลการในการเฝ้าระบบหรือตรวจสอบระบบบริการอีเมล์ พื้นที่ไฟล์ ที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคล

แผนการดำเนินงาน
     การเปิดใช้บริการ Google Apps for Education ที่สามารถใช้บัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต มทร.อีสาน นั้น ต้องเตรียมการและดำเนินการหลายส่วน มีการดำเนินการไปแล้วบางส่วน แผนการดำเนินการทั้งหมด มีดังนี้

• 22 - 23 ม.ค. 58: สมัครใช้บริการ Google Apps for Education - ดำเนินการแล้ว
• 1 - 7 ก.พ. 58: ตรวจสอบและคัดกรองบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต - แล้วเสร็จ 90%
1 - 13 ก.พ. 58: นำบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ตขึ้นไปเปิดบัญชีบนบริการ Google Apps for Education - แล้วเสร็จ 90%
• 8 - 13 ก.พ. 58: สำเนาอีเมลของผู้ใช้จากระบบเมลของมหาวิทยาลัยไปยังระบบของ Gmail - แล้วเสร็จ 1%
• 14 - 15 ก.พ. 58: กำหนดการรับอีเมล์ของมหาวิทยาลัยย้ายไปยังระบบของ Gmail - รอการดำเนินการ

วิธีการใช้บริการ
     บุคลากรและนักศึกษาสามารถใช้อีเมลและรหัสผ่านที่ใช้บริการภายในมหาวิทยาลัยล็อกอินและใช้บริการบน Google Apps for Education ได้ทันที

• เปิดเว็บไปยัง mail.google.com
• เข้าใช้บริการด้วย Email: อีเมล เช่น sudjai.sa@rmuti.ac.th และ Password: รหัสผ่านเดียวกันกับบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต
• อ่านข้อตกลงและคลิกปุ่มยอมรับข้อตกลง
• เข้าถึงบริการอื่นได้โดยต้องดำเนินการตามขั้นตอนของแต่ละบริการ

ผลกระทบกับผู้ใช้

• ระหว่างการดำเนินการตรวจสอบและคัดกรองบัญชีสมาชิก อาจพบว่า มีบุคลากรหรือนักศึกษาบางท่านถูกยกเลิกบัญชีสมาชิก เนื่องจากไม่พบข้อมูลจากระบบบริการการศึกษา (ESS) ซึ่งเป็นข้อมูลอย่างเป็นทางการที่บ่งชี้ว่าเป็นบุคลากรหรือนักศึกษาของมหาวิทยาลัย (ตามการดำเนินการในประกาศด้านล่าง)
• รหัสผ่านของบุคลากรหรือนักศึกษาไม่ถูกต้อง หรือไม่สามารถใช้งานได้ แก้ไขโดยการปรับปรุงรหัสผ่านบนระบบจัดการข้อมูลและบริการอินเทอร์เน็ตนี้อีกครั้ง หรือขอแก้ไขรหัสผ่านที่จัดการบัญชีสมาชิกประจำแต่ละวิทยาเขต
• การนำบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ตขึ้นไปเปิดบัญชีบนบริการ Google Apps for Education จะกระทำโดยอัตโนมัติทุก 15 นาที หากมีการสมัครหรืแก้ไขข้อมูลบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต จะต้องรออย่างน้อยเวลา 15 นาที จึงจะสามารถใช้บริการ Google Apps for Education ได้

ข้อกำหนดอื่น

• มหาวิทยาลัยจะคงบัญชีสมาชิกของบุคลากรและนักศึกษาไว้ในระบบ Google Apps for Education ตลอดไป หรือให้นานเท่าที่มหาวิทยาลัยจะสามารถกระทำได้ หรือนานเท่ากับที่ Google Apps for Education ยังให้บริการอยู่ กรณีที่บุคลากรหรือนักศึกษาที่ไม่ได้อยู่ในมหวิทยาลัยแล้ว เช่น บุคลากรเกษียณหรือลาออก นักศึกษาสิ้นสุดสภาพการเป็นนักศึกษา มหาวิทยาลัยจะส่งอีเมลเพื่อยืนยันความต้องการในใช้งานเป็นระยะ และจะยกเลิกบัญชีสมาชิกเมื่อไม่มีการยืนยัน ทั้งนี้ จะมีการกำหนดเป็นนโยบาย และแจ้งให้ทราบอีกครั้ง
• หลังจากการย้ายระบบเมลไปยัง Gmail อย่างเต็มรูปแบบแล้ว มหาวิทยาลัยจะคงให้บุคลากรและนักศึกษาเข้าถึงอีเมล์ในระบบเดิมอีกระยะหนึ่ง เพื่อดำเนินการสำเนาอีเมล์ออกจากระบบ แต่จะมีเฉพาะอีเมลเก่าก่อนการย้ายระบบเท่านั้น เมื่อถึงระยะเวลาที่กำหนด มหาวิทยาลัยจะลบอีเมล์เก่าออกไป แต่จะแจ้งให้ทราบอีกครั้ง

ด้วยงานเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่องานวิชาการ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ กำลังดำเนินการตรวจสอบบัญชีสมาชิกให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน เพื่อระบุสิทธิ์ของสมาชิกได้อย่างตรงตัวบุคคลที่จะมีสิทธิ์ใช้บริการระบบสารสนเทศใดๆ ในมหาวิทยาลัย รวมถึงเตรียมข้อมูลเพื่อนำไปเปิดใช้บริการบน Google Apps for Education ให้สามารถใช้อีเมล์และรหัสผ่านจากระบบบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต มทร.อีสาน

ระยะเวลาการดำเนินการ 1 กุมภาพันธ์ 2558 - 7 กุมภาพันธ์ 2558

วิธีดำเนินการ
     ในเบื้องต้น ระบบบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ตเป็นระบบที่นำข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นทางการของสมาชิกมาจากระบบบริการการศึกษา (ESS) เพื่อบ่งชี้ว่า สมาชิกมีตัวตนอย่างเป็นทางการอยู่ในมหาวิทยาลัยหรือไม่ การดำเนินการทั้งหมดของการตรวจสอบและคัดกรองบัญชีสมาชีสมาชิก มีดังนี้

1. เปรียบเทียบและนำเข้าข้อมูลที่เป็นปัจจุบันจากระบบบริการการศึกษา (ESS) ทั้งส่วนของข้อมูลบุคลกรและนักศึกษา ประกอบด้วยรายละเอียดดังนี้
   • คำนำหน้าชื่อ
   • ชื่อ-สกุล (ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ)
   • เลขประจำตำแหน่ง (บุคลากร) รหัสประจำตัวนักศึกษา
   • วิทยาเขต
   • คณะ สำนัก หรือสถาบัน
   • สาขา
   • โปรแกรมวิชา
   • หลักสูตร
2. เพิ่มสถานะบัญชีสมาชิกที่ไม่มีข้อมูลอยู่ในระบบบริการการศึกษา เช่น นักศึกษาต่างชาติ บุคลากรที่มหาวิทยาลัยจ้างชั่วคราวตามวาระของโครงการหรือกิจกรรม
3. คัดกรองและแก้ไขบัญชีสมาชิกที่มีลักษณะไม่เหมาะสม ดังนี้
   • ชื่อบัญชีที่มีส่วนประกอบชื่อและสกุลเพียงอักขระเดียวหรือสองอักขระ เช่น n.n@rmuti.ac.th หรือ a.aj@rmuti.ac.th อันเกิดจากป้อนชื่อหรือสกุลในขั้นของการขึ้นทะเบียนนักศึกษาหรือบุคลากรไม่เป็นไปตามข้อมูลจริงของนักศึกษาหรือบุคลากรคนนั้น ดำเนินการโดยให้เจ้าของบัญชีติดต่อผู้ดูแลระบบบริการการศึกษาเพื่อปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้อง จากนั้นจะดำเนินการเปลี่ยนชื่อบัญชีให้ถูกต้องอีกครั้ง
   • บุคคลเดียวกันที่มีหลายบัญชีสมาชิก จะให้เจ้าของบัญชีเลือกใช้บัญชีใดบัญชีหนึ่ง และลบบัญชีอื่นที่เหลือ
4. ยกเลิกบัญชีสมาชิกในกรณีที่เมื่อเทียบกับข้อมูลในระบบบริการการศึกษาแล้วมีคุณลักษณะดังนี้
   • ไม่พบข้อมูลบุคลากรหรือนักศึกษา
   • พบข้อมูลแต่ไม่ได้กำหนดสถานะการคงอยู่ของบุคลากรหรือนักศึกษา
   • พบว่าเป็นบุคลากรที่ลาออกหรือเกษียนอายุราชการ
   • พบว่าเป็นนักศึกษาที่สำเร็จการศึกษาหรือพ้นสภาพนักศึกษา

ผลกระทบที่พบ
     หลังจากได้ดำเนินการมาแล้วระยะหนึ่ง พบว่า มีการยกเลิกบัญชีสมาชิกของบุคลากรและนักศึกษาบางท่าน โดยมีสาเหตุและวิธีการแก้ไขดังนี้

1. บุคลากรที่เคยศึกษาใน มทร.อีสาน ถูกยกเลิกบัญชี มีสาเหตุมาจากข้อมูลในระบบบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ตยังมีสภาพเป็นนักศึกษา เมื่อตรวจสอบจากระบบบริการการศึกษาในฐานะการเป็นบุคลากรจึงไม่พบข้อมูล ดำเนินการแก้ไขโดยให้แจ้งผู้จัดการบัญชีสมาชิก (นครราชสีมา) เพื่อดำเนินการย้ายประเภทบัญชีสมาชิกให้เป็นบุคลากร โดยข้อมูลที่ต้องแจ้งประกอบด้วย
   • เลขประจำตัวประชาชน
   • ตำแหน่งที่ปฏิบัติงาน อาจารย์หรือเจ้าหน้าที่
   • วิทยาเขตที่สังกัด
2. บุคลากรถูกยกเลิกบัญชี มีสาเหตุมาจาก 2 กรณี คือ
   • พบว่า ข้อมูลเลขประจำตัวประชาชนไม่ตรงกับข้อมูลในระบบบริการการศึกษา ทำให้เข้าใจว่าไม่พบข้อมูล (ตามวิธีการข้อ 4) ดำเนินการแก้ไขโดยการป้อนเลขประจำตัวประชาชนในด้านของระบบที่มีข้อมูลไม่ถูกต้องให้ตรงกันทั้งสองระบบ
   • พบว่า เป็นบุคลากรที่มหาวิทยาลัยจ้างชั่วคราวตามวาระของโครงการหรือกิจกรรม (ตามวิธีการข้อ 2) ดำเนินการแก้ไขโดยให้เจ้าหน้าที่ผู้จัดการบัญชีสมาชิกประจำวิทยาเขตตรวจสอบและดำเนินการตามข้อ 2
3. นักศึกษาถูกยกเลิกบัญชี มีสาเหตุมาจาก นักศึกษาเหล่านั้นเรียนในหลักสูตรที่ไม่มีการนำข้อมูลเข้าในระบบบริการการศึกษา หรือดำเนินการทั้งหมดเองโดยสาขา (ตามวิธีการข้อ 2) ดำเนินการแก้ไขโดยให้ผู้จัดการบัญชีสมาชิกประจำวิทยาเขตตรวจสอบและดำเนินการตามข้อ 2

หมายเหตุ
     บุคลากรหรือนักศึกษาท่านใดที่ยังปฏิบัตงานหรือศึกษาอยู่ในมหาวิทยาลัยแต่ไม่สามารถใช้บัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ตได้ ให้ติดต่อผู้จัดการบัญชีสมาชิกประจำแต่ละวิทยาเขต ดังนี้

• นครราชสีมา: งานเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่องานวิชาการ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ โทรศัพท์ภายใน 2882, 2880
• ขอนแก่น: แผนกงานวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ งานบริการการศึกษา โทรศัพท์ภายใน 1531
• สุรินทร์: แผนกงานวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ งานบริการการศึกษา โทรศัพท์ภายใน 1400
• กาฬสินธุ์: แผนกงานวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ งานบริการการศึกษา โทรศัพท์ภายใน 7130
• สกลนคร: แผนกงานวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ งานบริการการศึกษา โทรศัพท์ภายใน 1604, 1605

     แผนกงานศูนย์เครือข่ายและอินเทอร์เน็ต ปรับเปลี่ยนการใช้งานระบบจัดการบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต เป็นระบบจัดการข้อมูลและบริการอินเทอร์เน็ต โดยมีรายละเอียดที่เปลี่ยนแปลง ดังนี้

• การสมัครบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต ทั้งของบุคลากรและนักศึกษา สามารถสมัครได้แบบยืนยันอัตโนมัติ
• การปรับปรุงข้อมูลบัญชีสมาชิกทั้งหมด โดยอ้างอิงจากฐานข้อมูลทะเบียนบุคลากร และฐานข้อมูลทะเบียนนักศึกษา
• เพิ่มส่วนจัดการ MAC Authentication ให้ผู้ใช้สามารถจัดการได้ด้วยตนเอง

     หากพบปัญหาข้อมูลไม่ถูกต้อง หรือปัญหาในการใช้งานระบบ กรุนาแจ้งปัญหาได้ที่แผนกงานศูนย์เครือข่ายและอินเทอร์เน็ต(2882)