การวิเคราะห์คุณค่า งานบริการ ทรัพยากรสารสนเทศใหม่ แผนกงานห้องสมุด สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน
คุณค่าที่ผู้รับบริการต้องการคือ “การได้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่รวดเร็ว ตรงตามความต้องการ”
ขั้นตอนการบริการเดิม
■ การจัดซื้อ/จัดหา
เป็นขั้นตอนที่สำคัญสำหรับการส่งมอบคุณค่าที่เกี่ยวข้องกับการให้ผู้รับบริการต้องการคือ การได้ใช้หนังสือตรงตามความต้องการ ดังนั้นในขั้นตอนนี้จึงมีการดำเนินการดังนี้
■ สำรวจความต้องการของผู้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศ
■ รวบรวมความต้องการของผู้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศ
■ การจัดซื้อ/จัดหา
■ พิจารณาคัดเลือก ตามเงื่อนไขดังต่อไปนี้
- งบประมาณ
- การมีอยู่แล้ว ของทรัพยากรสารสนเทศ
- ปริมาณความต้องการที่มีตรงกันของผู้เสนอความต้องการ ทั้งนี้ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยเหลือในการสั่ง คัดเลือก
■ เสนออนุมัติจัดซื้อ
■ ดำเนินการจัดซื้อ *** การเสนออนุมัติ/ดำเนินการจัดซื้อปฏิบัติตามระเบียบพัสดุ
■ แบบฟอร์มติดตามทรัพยากรใหม่ ทุกขั้นตอนต่อไปนี้จะมีแบบฟอร์มในการควบคุมและติดตามทรัพยากรใหม่ เป็นชุด ชุดละ 25 รายการ
■ งานเตรียมทรัพยากรสารสนเทศใหม่
- งานประทับตรา *** ประทับตราทั้งหมดรวมทั้ง ตรายางผู้รับผิดชอบ เพื่อเป็นตำแหน่งในการลงหมายเลขเรียก ของทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อแสดงความเป็นเจ้าของ เพื่อให้ทราบถึงผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน
- งานติดแถบแม่เหล็ก เพื่อเป็นการรักษาความปลอดภัยของทรัพยากรสารสนเทศ โดยเป็นการรักษาความปลอดภัยในระบบเดิม แต่มีข้อดีคือ เนื่องจากระบบ RFID นั้นผู้ใช้สามารถเห็นตัวอุปกรณ์ RFID ได้ง่าย
■ งานติด RFID เพื่อเป็นการรักษาความปลอดภัยของทรัพยากรสารสนเทศ โดยเป็นการรักษาความปลอดภัยในแบบใหม่ เพื่อเพิ่มความสะดวกในการยืม และคืนทรัพยากรสารสนเทศด้วยตนเองของผู้รับบริการ
■ งานติด Barcode เพื่อใช้ในการยืมคืน และเป็นแหล่งข้อมูลหลักของ RFID
■ งานลงรายการ (Cataloging) เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการ สืบค้น อ้างอิง ทรัพยากรสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการโดยผู้รับบริการสามารถใช้บริการได้ที่ http://wopac.rmuti.ac.th เป็นการกำหนดข้อมูล คุณลักษณะสำคัญต่างๆ ของทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อใช่ในการกำหนดสิทธิ์ ในการยืม-คืน ทรัพยากรสารสนเทศ
■ งานติดสัน/ติดกำหนดส่ง/งานโอนถ่ายข้อมูลสู่ RFID เพื่อใช้ในการแสดงเลขเรียกหนังสือเมื่อหนังสืออยู่บนชั้น ทำให้ผู้ใช้ค้นได้อย่างสะดวก รวดเร็ว
- งานเทคนิค
- งานเจาะเย็บเล่ม
- งานเข้าปกพลาสติก
■ งานจัดขึ้นชั้นบริการ
การวิเคราะห์คุณค่า (Value Analysis)
■ การจัดซื้อ/จัดหาไม่สามารถข้ามขั้นตอนได้เนื่องจากเป็นการสอบถามถึงความต้องการทรัพยากรของผู้รับบริการ แต่มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นปีแรกทำให้การทำงานสะดวกขึ้น แต่ทั้งนี้ควรออกแบบระบบให้สามารถพิจารณาการสั่งซื้อได้อัตโนมัติ เช่น ค้นหาเล่มที่มีแล้ว ค้นหาเล่มที่ซ้ำกันมากในการสั่ง เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการตัดสินใจว่าจะสั่งทรัพยากรหรือไม่ ทำให้การพิจารณารวดเร็วขึ้น
■ งานเตรียมทรัพยากรสารสนเทศใหม่ สามารถยกเลิกขั้นตอน
- งานประทับตรา ผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนได้ เนื่องจากมีแบบฟอร์มในการติดตามอยู่แล้ว เพื่อเป็นการประหยัดเวลา และทรัพยากรประเภทหมึก ตรายาง
- งานลงรายการ (Cataloging) ไม่สามารถข้ามขั้นตอนได้เนื่องจากเป็นการทำทะเบียนข้อมูลทรัพยากร แต่ทั้งนี้ควรหาวิธีลงรายการให้เร็วขึ้น เช่นหาข้อมูลจากฐานข้อมูลกลาง หรือจากห้องสมุดอื่นๆ เพื่อประหยัดเวลา และลดความผิดพลาด
■ งานติดสัน/ติดกำหนดส่ง/งานโอนถ่ายข้อมูลสู่ RFID สามารถยกเลิกขั้นตอนงานติดกำหนดส่งได้ เนื่องจากผู้รับบริการสามารถตรวจสอบกำหนดส่งได้จากระบบผ่านเว็บไซต์ และดูใด้จาก slip ที่ยืมทรัพยากรจากเครื่องยืมอัตโนมัติ ทั้งนี้เพื่อความประหยัด รวดเร็ว สะดวกต่อผู้ใช้ ลดข้อผิดพลาดในการประทับกำหนดส่ง
■ งานเทคนิค สามารถยกเลิกขั้นตอน
- งานเจาะเย็บเล่ม เนื่องจากหนังสือในปัจจุบันมีการเข้าปกที่แข็งแรง กว่าหนังสือในยุคก่อนมาก จะพบว่าหนังสือสมัยใหม่จะไม่ค่อยการชำรุดที่เป็นลักษณะของสันแตก โดยเฉพาะหนังสือภาษาต่างประเทศที่มีการเข้าเล่มมาอย่างดี จึงควรยกเลิกขั้นตอนนี้เพื่อความรวดเร็ว ประหยัด
- งานเข้าปกพลาสติก เนื่องจากหนังสือในปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงเร็วมาก อีกทั้งจากการสอบถามเจ้าหน้าที่พบว่า ปกพลาสติก มักจะทำให้หนังสือล้ม ต้องจัดชั้นบ่อยๆ และปกพลาสติกต้องใช้คู่กับเทปใสซึ่งมักจะหมดสภาพก่อนหนังสือเนื่องจากความร้อน ความชื้น และยังเป็นการทำลายสิ่งแวดล้อมจากการใช้ plastic อีกด้วย จึงควรยกเลิกขั้นตอนนี้เพื่อความรวดเร็ว ประหยัด ไม่ทำลายสิ่งแวดล้อม
■ งานจัดชั้นไม่สามารถข้ามขั้นตอนได้ เพราะเป็นขั้นตอนของการจัดบริการที่ต้องใช้แรงงานเป็นผู้ดำเนินการเป็นหลัก
■ การติด RFID และแถบแม่เหล็กในหนังสือ ทำให้มีค่าใช้จ่าย 30 บาทต่อเล่มเป็นอย่างน้อย แต่ทั้งนี้ก็เป็น Trade-off กับความสะดวกของผู้ใช้ ที่ไม่ต้องรอคิวรับบริการยืมคืนจากเจ้าหน้าที่สามารถ ยืมคืนได้ด้วยตนเองที่เครื่องอัตโนมัติ และสามารถคืนทรัพยากรได้ตลอดเวลา
■ การติดสัน/ติด RFID และ Barcode ต้องใช้ Sticker ติดทับทุกอย่างอีกครั้ง ทั้งนี้เพื่อเพิ่มความคงทน อาจศึกษาการใช้ Label ที่เป็นลักษณะของ Sticker Palstic เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการติด โดยสามารถติดได้ชิ้น ต่อ 1 งาน ซึ่งของเดิมจะเป็น 2 ชิ้น ต่อ 1 งาน
เอกสารการนำเสนอ