คำถาม : การรับ-ส่งต่อจดหมายของมหาวิทยาลัยจากไปรษณีย์
| สืบเนื่องจากเมื่อวาน มีจดหมายที่เป็นเอกสารราชการส่งมาจากมหาวิทยาลัยอื่น และผู้ส่งได้แจ้งว่าได้ดำเนินการส่งจดหมายมาให้ทางไปรษณีย์ จึงได้เข้าไปตรวจสอบว่าจดหมายนั้นมาถึงหรือยัง ซึ่งการตรวจสอบจากระบบของไปรษณีย์ก็พบว่าจดหมายมาถึงในวันที่ 5 ก.ค. 64 จึงได้เข้าไปรับในวันที่ 6 ก.ค. 64 ปรากฎว่าห้องจดหมายหาไม่เจอในตอนแรกและแจ้งว่าไม่มี จนกระทั่งได้ยืนยันชื่อผู้รับที่ไปรษณีย์ได้แจ้งไป ห้องจดหมายจึงทำการค้นหา และมอบพัสดุมาให้ 1 ชิ้น (ซึ่งไม่ใช่จดหมายฉบับล่าสุดที่ต้องการเข้าไปรับ) พัสดุนั้นถูกประทับตราวันที่ 12 พ.ย. 63 จากอาจารย์มหาวิทยาลัยอื่นส่งมาให้ ซึ่งผู้รับไม่ทราบว่ามีผู้ส่งส่งพัสดุดังกล่าวมาให้ ล่วงเลยมาจนถึงวันนี้ ก็เป็นเวลา 8 เดือน
อยากสอบถามถึงกระบวนการของห้องรับจดหมาย ควรมีกระบวนการที่ดีกว่านี้มั้ยคะ การรับพัสดุมา หากไม่สะดวกส่งต่อ ติดต่อผู้รับให้เข้าไปรับก็ได้นะคะ ชื่อ ที่อยู่ สาขา คณะ ถูกระบุไว้หมด หากไม่เข้าไปติดต่อพัสดุนี้จะถึงมือผู้รับได้มั้ยคะ หากเป็นเอกสารสำคัญจะทำอย่างไร? นี่ไม่ใช่ครั้งแรกที่ต้องเจอกับเรื่องแบบนี้ และไม่ใช่คนเดียวที่ต้องเจอกับเรื่องแบบนี้ อาจารย์หลายท่านก็เจอปัญหานี้เช่นกัน บางครั้งเอกสารสำคัญหาย หาไม่เจอ รบกวนผู้เกี่ยวข้อง แก้ไข ปรับปรุง กระบวนการและการดำเนินการในการรับจดหมายให้กับบุคลากรของมหาวิทยาลัยนี้ด้วยนะคะ |
| โดย : ผศ.ดร.วรรณรีย์ วงศ์ไตรรัตน์ เมื่อ : 2021-07-07 09:45:00 |
คำตอบ
| ตามที่กองพัฒนานักศึกษา ได้รับเอกสารร้องเรียนจากผู้ช่วยศาสตราจารย์ดร.วรรณรีย์ วงศ์ไตรรัตน์ เรื่อง การรับ-ส่งต่อจดหมายของมหาวิทยาลัยจากไปรษณีย์ เมื่อวันที่ ๗ กรกฎาคม ๒๕๖๔ นั้น
จึงขอชี้แจงข้อมูลดังนี้ ขั้นตอนในการรับ-ส่งไปรษณีย์ภัณฑ์ลงทะเบียนแผนกงานสวัสดิการนักศึกษา กองพัฒนานักศึกษา ๑. รับไปรษณีย์ภัณฑ์จากไปรษณีย์ไทย พร้อมลงทะเบียนไปรษณีย์ภัณฑ์ทุกชิ้นลงในแฟ้มแยกประเภท อาจารย์เจ้าหน้าที่ และนักศึกษา ในวันทำการ ๒. ประชาสัมพันธ์ ผ่าน ๓ ช่องทางคือ ๒.๑ Group Line งานบริหารสายสนับสนุน ๒.๒ Group Line อาจารย์ที่ปรึกษา RMUTI ๒.๓ Facebook กองพัฒนานักศึกษา มทร.อีสาน ๓. ทำใบแจ้งถึงผู้รับไปรษณียภัณฑ์ แยกใส่ช่องจดหมายตามหน่วยงานที่ผู้รับระบุ โดยแผนกงานสวัสดิการนักศึกษาแยกเป็น สำนักงานคณะ สาขา รวมถึงหน่วยงานต่าง ๆ ทุกหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยฯ กรณีไม่ระบุหน่วยงาน จะใส่ไว้ในช่องไม่รู้สังกัด ๔. แผนกงานสวัสดิการนักศึกษา จะโทรศัพท์แจ้งผู้รับตามหน่วยงานที่ระบุ(เบอร์โทรภายใน) กรณีโทรแจ้งที่สาขาหรือหน่วยงานที่ผู้รับสังกัด แล้วไม่มีผู้รับสาย ก็จะโทรกลับไปอีกครั้ง หรือถ้าผู้รับไม่อยู่ก็จะฝากข้อความไว้กับบุคลากรที่รับสาย เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบต่อไป ๕. ไปรษณียภัณฑ์ทุกชนิด ผู้รับต้องมาติดต่อขอรับไปรษณียภัณฑ์ด้วยตนเอง ในเวลาทำการ หรือให้บุคคลอื่นมารับแทน โดยโทรศัพท์แจ้งให้แผนกงานสวัสดิการนักศึกษาทราบว่า ได้มอบหมายบุคคลใดมารับแทน ๖. กรณีไม่มีผู้มาติดต่อขอรับไปรณียภัณฑ์ภายใน ๓๐ วัน แผนกงานสวัสดิการนักศึกษา จะส่งไปรษณียภัณฑ์ดังกล่าวกลับคืนต้นทาง แต่เนื่องจากเกิดสถาณการณ์ไวรัสโควิด-๑๙ ระบาด แผนกงานสวัสดิการนักศึกษาจึงชลอการส่งคืนไปรณียภัณฑ์จากเดิมภายใน ๑ เดือนออกไป และพยายามติดต่อผู้รับด้วยเบอร์โทรศัพท์ภายใน กรณีติดต่อผู้รับไม่ได้ จะแจ้งผ่านบุคลากรในหน่วยงาน กรณีโทรไปสาขาวิชา หรือหน่วยงานแล้วไม่มีผู้รับสาย จะแจ้งผ่านบุคลากรในสาขา หรือหน่วยงานที่มารับไปรษณียภัณฑ์ที่แผนกงานสวัสดิการนักศึกษาต่อไป จากกรณีดังกล่าว คาดว่าเนื่องจากสถานการณ์โควิด-๑๙ ระบาด ทำให้อาจารย์ไม่สามารถเข้ามา ตรวจสอบไปรษณีย์ภัณฑ์ที่แผนกงานสวัสดิการนักศึกษาได้ หรืออาจยังไม่ทราบช่องทางในการตรวจสอบไปรษณียภัณฑ์ ประกอบกับการทำงานแบบ Work from Home ทำให้การแจ้งไปรษณียภัณฑ์ผ่านโทรศัพท์ภายในกับผู้รับอาจไม่สามารถทำได้ เนื่องจากหน่วยงานของผู้รับไปรษณียภัณฑ์ไม่มีผู้มาปฏิบัติงาน การให้บริการไปรษณียภัณฑ์ของแผนกงานสวัสดิการนักศึกษา อาจารย์ เจ้าหน้าที่ และนักศึกษา ทุกท่าน สามารถโทรศัพท์สอบถามไปรษณียภัณฑ์ทุกชนิดได้ ในเวลาทำการ ที่หมายเลข ๐๔๔-๒๓๓ ๐๐๐ ต่อ ๒๓๗๐ ซึ่งหมายเลขดังกล่าว รองรับการใช้งานโทรศัพท์ทั้งภายนอกและภายในมหาวิทยาลัย ทั้งระบบ Analog และระบบ Cisco (เครื่องขาวและเครื่องดำ) ทั้งนี้แผนกงานสวัสดิการนักศึกษา ได้นำข้อร้องเรียนจาก ผู้ช่วยศาสตราจารย์ดร.วรรณรีย์ วงศ์ไตรรัตน์ มาพิจารณา และขอความร่วมมือ คณาจารย์ เจ้าหน้าที่ และนักศึกษาทุกท่าน ระบุชื่อ ? สกุล และหน่วยงานที่ท่านสังกัดให้ชัดเจน ในการส่งไปรษณียภัณฑ์ทุกครั้ง รวมถึงสามารถโทรศัพท์เข้ามาสอบถามไปรษณีย์ภัณฑ์ของท่านได้ในเวลาทำการ แผนกงานสวัสดิการนักศึกษาตระหนักถึงความสำคัญ ในการให้บริการไปรษณียภัณฑ์กับคณาจารย์ เจ้าหน้าที่ และนักศึกษาทุกคนเสมอมา |
| โดย : อธิการบดี มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน เมื่อ : 2021-09-15 12:01:00 |