ระบบห้องสมุดอัจฉริยะ Radio Frequency Identification(RFID) กรณีสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน
สภาพทั่วไปของสำนักและมหาวิทยาลัย
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสานเกิดขึ้นตามพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพ.ศ.2548 มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสานเป็นหนึ่งในจำนวนมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล 9 แห่งโดยมีศูนย์กลางมหาวิทยาลัย ที่จ.นครราชสีมามี วิทยาเขตในสังกัดทั้งหมด 4 วิทยาเขต ได้แก่วิทยาเขตกาฬสินธ์ ขอนแก่น สุรินทร์และสกลนคร
โดยสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศมีหน้าที่ในการจัดหาบริการทรัพยากรสารสนเทศ บริการเทคโนโลยีสารสนเทศ ในส่วนของศูนย์กลางและงานวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศดูแลในวิทยาเขตสรุปง่าย ๆ คือมีห้องสมุดรวมกับศูนย์คอมพิวเตอร์รวมกัน 5 ที่ต้องอธิบายให้ทราบสภาพดังกล่าวก่อนเพื่อที่จะได้รู้จักและเข้าในรูปแบบในการเลือกใช้ระบบห้องสมุดอัจฉริยะ Radio Frequency Identification(RFID) ของสำนักมากขึ้นเพราะมหาวิทยาลัยมีห้องสมุดถึง 5 ห้องสมุดด้วยกันดังนั้นหากต้องใช้ระบบ RFID จึงจำเป็นที่จะต้องจัดหาเพื่อให้ครอบคลุมทุกพื้นที่บริการ
ข้อดีของ RFID ทางทฤษฎี
ลดขั้นตอนและประหยัดเวลาในการให้บริการยืมคืน เนื่องจากระบบเทคโนโลยี RFID เป็นระบบที่ใช้เทคโนโลยีจากคลื่นความถี่วิทยุในการตรวจสอบข้อมูล บรรณารักษ์จึงไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการนำบาร์โค้ดหนังสือให้อยู่ในบริเวณที่เครื่องอ่านบาร์โค้ดสามารถอ่านได้ นอกจากนี้ยังสามารถอ่านได้ทีละหลายเล่มพร้อมๆกันอีกด้วย
ทำให้การยืมคืนทรัพยากรสารสนเทศด้วยตนเองง่ายขึ้น ห้องสมุดที่ติดตั้งระบบเทคโนโลยี RFID แล้ว จะเอื้อให้ผู้ใช้ห้องสมุดสามารถยืมคืนทรัพยากรสารสนเทศด้วยตนเอง เวลาคืนทรัพยากรสารสนเทศ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องรอห้องสมุดเปิดทำการหรือเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน ผู้ใช้สามารถคืนทรัพยากรสารสนเทศผ่านเครื่องคืนทรัพยากรสารสนเทศได้ทันที
มีความปลอดภัยสูง ห้องสมุดสามารถทราบได้ทันทีว่าในขณะนี้ทรัพยากรสารสนเทศรายการใดได้ยืมออกจากห้องสมุด หรือทรัพยากรสารสนเทศรายการใดหายไปจากชั้นหนังสือ เพื่อดำเนินการซื้อทดแทนรายการที่สูญหายได้ทันที
เพิ่มความรวดเร็วในการสำรวจชั้นหนังสือ ด้วยเครื่องอ่านแบบพกพาหรือแบบมือถือ (Hand-held inventory reader) เพียงบรรณารักษ์ถือเครื่องอ่านนี้เดินตามชั้นหนังสือ ก็สามารถทราบได้ทันทีว่าทรัพยากรสารสนเทศเหล่านั้นอยู่ถูกตำแหน่งโดยเรียงตามลำดับตามเลขเรียกหนังสือหรือไม่ และรายการทรัพยากรสารสนเทศใดบ้างที่หายไปจากชั้น
ป้าย RFID (RFID Tag) มีอายุการใช้งานนาน ป้าย RFID 1 ชิ้นสามารถผ่านการใช้งานยืมคืนอย่างน้อยที่สุด 100,000 ครั้ง จึงจะถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนแผ่นใหม่
การเริ่มใช้ RFID
เนื่องจากงบประมาณในการจัดหา RFID นั้นค่อนข้างแพงจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องวางแผนในการจัดหาระบบโดยเริ่มจาก
- ปีงบประมาณ 2549-2550 สำนักได้เปลี่ยนระบบห้องสมุดอัตโนมัติมาเป็นระบบห้องสมุดอัตโนมัติเพื่อสถาบันอุดมศึกษาไทย (ALIST) เพื่อการประหยัดงบประมาณในการบำรุงรักษาระบบห้องสมุดและรองรับการปรับปรุงรุ่น (Upgrade) ในอนาคตโดย ALIST รุ่นแรกที่สำนักได้ใช้คือ ALIST Version 3 โดยทำการย้ายข้อมูลจากระบบห้องสมุดเดิมมา
- ปีงบประมาณ 2551 มีแนวคิดในการนำระบบห้องสมุด RFID มาใช้โดยได้ทำการติดต่อผู้ขาย 3 ราย (ที่มีการทำตลาดในขณะนั้น) เข้ามานำเสนอเทคโนโลยี RFID ในห้องสมุดและวางแผนในการรวมระบบห้องสมุดแบบแม่เหล็ก (Magnetic) เดิมเข้ากับระบบ RFID
- ปีงบประมาณ 2553 จัดหาระบบ RFID สำหรับห้องสมุดและศูนย์การเรียนด้วยตนเองในส่วนของศูนย์กลางเพื่อทดลองใช้ก่อนที่จะใช้ในวิทยาเขตต่อไปด้วยงบประมาณ 11 ล้านบาท (มีระบบ RFID และระบบสนับสนุนศูนย์การเรียนด้วยตนเอง) รองรับทรัพยากรสารสนเทศจำนวน 100,000 รายการ ทั้งสื่อสิ่งพิมพ์และสื่อโสตประเภท Optical เช่น CD VCD DVD โดยยังใช้ร่วมกับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ALIST V.3 ที่มีการพัฒนาในส่วนของStandard Interchange Protocol V.2 (SIP2) แล้วทั้งนี้ยังผนวกเข้ากับระบบห้องสมุดเดิมด้วย
- ปีงบประมาณ 2554 สำนักได้ปรับปรุงรุ่น (Upgrade) ระบบห้องสมุดอัตโนมัติเป็น ALIST V.4 และได้ทำการติดตั้งระบบห้องสมุดอัตโนมัติมาเป็น ALIST V.4 ให้กับวิทยาเขตทั้ง 4 เพื่อให้ผู้ใช้ในวิทยาเขตได้ปรับตัวกับระบบห้องสมุดใหม่ก่อนที่ระบบ RFID จะติดตั้งในอนาคตทั้งนี้ยังได้ติดตั้งเครื่องยืมคืนด้วยตนเองให้กับวิทยาเขตขอนแก่นเนื่องจากเป็นวิทยาเขตที่มีขนาดรองจากศูนย์กลางเพื่อทดลองใช้ร่วมกับเฉพาะระบบแม่เหล็ก
- ปีงบประมาณ2555 สำนักได้จัดหาระบบ RFID ให้กับวิทยาเขตทั้ง 4 ในส่วนของเครื่องรับคืนหนังสืออัตโนมัติ(Book drop)สำหรับวข.ขอนแก่นเครื่องยืมหนังสืออัตโนมัติ (Self-check) สำหรับวข.สุรินทร์กาฬสินธุ์ สกลนคร อุปกรณ์ยืมคืนผ่านเจ้าหน้าที่(Work pad) สำหรับทั้ง 4 วข. และแผ่นวงจร RFID (RFID tag)โดยทั้งหมดจะเป็นระบบ Hybrid
- ปีงบประมาณ2556 สำนักจะได้จัดหาระบบ RFID ให้กับวิทยาเขตทั้ง 4 ในส่วนของ Book drop, Work pad, RFID tag เพิ่มเติม
ปัญหาและอุปสรรคของระบบ RFID
สำหรับปัญหาและอุปสรรคของระบบ RFID ในมหาวิทยาลัยนั้นอาจเป็นปัญหาเฉพาะที่เกิดขึ้นกับสำนักเท่านั้นอาจไม่ได้เกิดขึ้นกับทุกที่
การบริการผ่านระบบ RFID หลังจากที่ได้ติดตั้งระบบ RFID แล้วสิ่งที่เรามักจะคาดหวังคือผู้ใช้บริการจะหันไปใช้เครื่องอัตโนมัติกันมากจนทำให้บุคลากรของเราว่างและสามารถไปทำงานอื่น ๆ ได้ แต่ในความเป็นจริงแล้วไม่เป็นเช่นนั้นในปีแรก ๆ จำนวนผู้ใช้เครื่องอัตโนมัตินั้นยังน้อยมากจากการสอบถามยังห้องสมุดอื่นๆที่มี self-check ก็เป็นเช่นเดียวกันและในปีหลังๆถึงแม้จะมีโปรโมชั่นการใช้งานเช่น การแจกของสมนาคุณ การให้รางวัลยอดนักยืมผ่านเครื่องก็ยังมียอดผู้ใช้น้อยกว่าเมื่อเทียบกับการใช้บริการผ่านเคาท์เตอร์บริการซึ่งบริการโดยบุคลากรของเรา
สำหรับเครื่องคืนอัตโนมัติ(Book Drop) ก็จะมีข้อดีตรงที่สำนักสามารถขยายเวลาบริการในการส่งคืนหนังสือได้ตลอด 24 ชั่วโมง แต่นั่นก็ไม่ได้ทำให้ยอดการคืนทรัพยากรผ่านระบบนั้นมากมายทั้งยังมีปัญหาเรื่องความมั่นใจของผู้ส่งหนังสือว่าหนังสือของตนเองนั้นได้รับการส่งคืนจริงๆหรือเปล่าเพราะระบบที่เราเลือกใช้นั้นไม่มีการปฏิสัมพันธ์กับผู้ใช้เลยมิหนำซ้ำหากระบบเครือข่ายมีปัญหาในช่วงที่มีการส่งหนังสือระบบก็จะไม่ทำการคืนหนังสือให้ดังนั้นสำนักจึงต้องทำการตรวจสอบหนังการส่งอีกครั้งเพื่อความแน่ใจอีกทั้งระบบ Hybrid ที่เราเลือกใช้นั้นมีเฉพาะ Self-Check เลยทำให้ Book drop ไม่สามารถเติมแม่เหล็กได้
ปัญหาของอุปกรณ์ RFIDเริ่มจากอุปกรณ์แต่ละตัวดังนี้
- Self-Check ปัญหาที่พบคือเกี่ยวข้องกับเครือข่ายภายในเพราะถ้าหากระบบเครือข่ายมีปัญหา self-check ซึ่งอ่อนไหวกว่าระบบห้องสมุดอัตโนมัติมักจะใช้การไม่ได้ไปเฉยๆและอีกประการคือการแปลภาษาไทยของเจ้าของผลิตภัณฑ์ยังไม่ดีพอทำให้ผู้ใช้อ่านแล้วยังงงกับคำอธิบายซึ่งทางสำนักก็ต้องเขาไปแปลและแก้ไขเองในหลายส่วนแต่ก็มีข้อดีคือสำนักเลือกระบบ Hybrid ดังนั้นในการยืมทรัพยากรระบบจะทำการเขียนข้อมูลลงใน RFID และล้างสนามแม่เหล็กได้ในตัว
- Book Drop เนื่องจากระบบที่เราเลือกใช้นั้นไม่มีการปฏิสัมพันธ์กับผู้ใช้เลยมิหนำซ้ำหากระบบเครือข่ายภายในมีปัญหาในช่วงที่มีการส่งหนังสือระบบก็จะไม่ทำการคืนหนังสือให้เป็นผลทำให้บุคลากรของสำนักต้องนำหนังสือมาตรวจสอบอีกครั้งเพื่อความแน่ใจแต่ระบบเองก็จะมีรายการแจ้งทางเครื่องพิมพ์อยู่แล้วสำหรับรายการที่มีปัญหาดังนั้นหากจำนวนหนังสือที่คืนมีมากก็เลือกตรวจแต่เฉพาะรายการที่มีปัญหาเท่านั้นก็ได้และทางออกอีกทางคือการติดกล้องวงจรปิดร่วมกันเมื่อผู้ใช้อ้างว่าได้ส่งคืนแล้วทาง Book Drop วันไหนก็ทำการเปิดกล้องตรวจสอบย้อนหลังได้
- Work Pad เนื่องจากระบบการเขียนการย้ายข้อมูล Barcode ไปสู่ RFID นั้นจะต้องทำผ่านชุด work pad โดยจะมีชื่อเรียก 2 ชื่อคือชุดยืมคืนผ่านเจ้าหน้าที่และชุดทำงานสำหรับบรรณารักษ์ซึ่งจริงๆคือชุดเดียวกันการใช้งานมักจะมีปัญหาในช่วงแรกที่ staff ยังต้องทำความคุ้นเคยกับการเลือก check-in หรือ check-out จาก Software แต่เมื่อใช้งานไปสักระยะแล้ว staff ก็จะชินไปเองแต่ปัญหาที่สำนักเจอคือ Work pad ไม่สามารถทำงานที่เคาท์เตอร์บริการได้ทั้งที่เคยใช้ได้ที่เคาท์เตอร์อื่นๆมาก่อนสาเหตุที่เราพบคือเนื่องจากเคาท์เตอร์บริการนั้นสำนักได้จัดทำเป็นเฟอร์นิเจอร์แบบจัดทำใหม่ทั้งตัวและปิดพื้นผิวด้วยลามิเนตที่มีส่วนผสมของโลหะทำให้สัญญาณวิทยุของ RFID ถูกดูดซับไปหมดวิธีการแก้ไขคือหาแท่นหรือกล่องไม้ติดด้วยวัสดุที่ไม่นำไฟฟ้ามารองสูงประมาณ 10 ซม.ก็แก้ปัญหาได้เพราะฉะนั้นในการเลือก RFID และติดตั้งสิ่งที่ต้องระวังคือโลหะที่ใกล้กับอุปกรณ์มากๆและควรมีไม่น้อยกว่า 2 ตัวเพื่อใช้ในการจัดการทรัพยากรและยืมคืน
- RFID Tag ในช่วงที่มีการติด RFID Tag ที่สำนักพบว่ามี RFID tag เสียด้วยเพราะฉนั้นหากเจอต้องแกะออกมาเพื่อนำไปเปลี่ยนคืนกับผู้ขายได้โดยพบเสียไม่ถึง 0.1% ของจำนวน Tag ทั้งหมดแต่ปัญหาไม่ได้อยู่แค่ตรงนั้นเท่าที่เราทราบกันดีคือ RFID Tag นั้นมีความอ่อนแอพอสมควรเช่นหากฉีกขาดถูกบดบังด้วยวัตถุบางประเภทก็จะทำให้ไม่สามารถใช้งานได้ที่สำคัญหาเจอได้ง่ายเพราะติดอยู่ที่ปกหลังวิธีการแก้ปัญหาของสำนักคือช่วงแรกจัดทำปกแข็งให้กับหนังสือแต่เนื่องด้วยบุคลากรไม่เพียงพอและงบประมาณด้านวัสดุค่อนข้างจำกัดจึงเลิกไปและหันมาใช้วิธีเดิมคือใช้แถบแม่เหล็กควบคู่ไปส่วน Tag ก็ติดสติกเกอร์ทับเพื่อความปลอดภัย
- Handheld Inventory เป็นอุปกรณ์ตัวนึงที่มีราคาแพงมากแต่การใช้งานน้อยมากปีนึงจะใช้แค่ไม่กี่ครั้งข้อแนะนำคือไม่สมควรแก่การลงทุนอย่างยิ่งเพราะการ Download และ Upload ข้อมูลเข้าไปในhandheldนั้นยุ่งยากมากต้องอาศัยความช่วยเหลือจากทีม ALIST บ่อยๆแต่ที่สำคัญที่สุดให้ทุกท่านคิดถึงหนังสือบนชั้นเรียงกันเป็นตับแล้วจะเอาเจ้าตัวHandheldไปกวาดเพื่อดูการจัดชั้นทำได้ยากมากเพราะ RFIDอาจจะไปเจอหนังสือชั้นใกล้ๆกันทำให้ข้อมูลผิดพลาดข้อมูลจากช่างบอกว่าเอาไว้กวาดๆหาหนังสือหายดีกว่า
- Security Gate อย่างที่เรียนให้ทุกท่านทราบถึงประโยชน์ของ RFID ตั้งแต่แรกแล้วนะครับเรื่องการรักษาความปลอดภัยแต่ก็อย่างที่ทุกท่านทราบกันว่า RFID นั้นก็มีจุดอ่อนในเรื่องนี้ดังนั้นสำนักจึงมีการติด security gate ทั้งสองระบบขนานกันและทำการเชื่อมต่อไปยังประตูอัตโนมัติหากมีการนำทรัพยากรที่ไม่ได้ยืมอย่างถูกต้องออกจากห้องสมุด Security Gate จะส่งสัญญาณดังและปิดประตูทันทีอีกประเด็นที่ต้อวระวังอย่างมากคือเรื่องของการติดตั้งใกล้กับโลหะเพราะอาจเกิดการรบกวนของสัญญาณได้
ระบบห้องสมุดอัตโนมัติประเด็นแรกคือเนื่องจาก ALIST ที่เราใช้เป็น V.3 ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องมีการพัฒนา SIP2 ใน V.3 ก่อนทั้งๆที่เดิมทีแผนของ ALIST นั้นจะพัฒนา SIP2 ใน V.4 สำหรับการใช้งานก็ต้องใช้เวลาตั้งค่าและปรับแต่งอยู่หลายวันและหลายครั้งพอสมควรเนื่องจากยังใหม่ทั้งผุ้ใช้ผู้พัฒนาแต่หลังจากนั้นก็ราบรื่นดีจนเมื่อสำนักได้ปรับปรุง (Upgrade) ALIST เป็น V.4 ก็ได้พบปัญหาอีกครั้งว่าระบบ RFID ไม่สามารถใช้งานได้และก็พบว่า SIP2 เป็น V.4 ยังไม่ได้รับการปรับปรุงด้วยแต่ทางทีม ALIST ก็ได้จัดการปรับปรุงให้จนสามารถใช้งานได้ถึงปัจุจบันดังนั้นมั่นใจได้ครับว่า ALIST V.4 ใช้กับ RFID ได้แน่นอน
บุคลากรปัญหาที่เราพบจากบุคลากรก็คือปัญหาเดิมๆครับนั่นคือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระบบก็ต้องมีการปรับตัวสักระยะที่สำคัญเหมือนขั้นตอนการปฏิบัติของเราบางเรื่องจะลดลงแต่ขั้นตอนการปฏิบัติบางเรื่องจะเพิ่มขึ้นเพราะเนื่องจากเราเองยังไม่มั่นใจในความปลอกภัยของ RFID ที่มีจุดอ่อนดังที่เคยกล่าวมาแล้วเพราะฉนั้นเราต้องทำการปลดความปลอดภัยสองครั้งคือจาก RFID และแถบแม่เหล็กแต่ก็เพื่อเป็นการรักษาทรัพยากรก็ยังมีความจำเป็นที่จะต้องทำครับและอีกอย่างที่เราเจอปัญหากับบุคลากรคือยังให้ความสำคัญกับการใช้เครื่องอัตโนมัติต่างๆน้อยในช่วงแรกจนต้องหามาตรการเช่นงดให้บริการผ่านเคาท์เตอร์หลัง 16.00 หรือในช่วงปิดเทอมยกเว้นกรณีที่มีปัญหาจริงๆ
แต่ทั้งนี้จากปัญหาที่พบ ระบบ RFID ก็ยังมีประโยชน์อยู่มาก ดังที่ได้กล่าวไว้แล้วข้างต้นอีกทั้งยังเป็นการส่งเสริมภาพลักษณ์ในการนำเอาเทคโนโลยีมาบริการจึงมีความจำเป็นที่จะต้องจัดหาระบบมาเพื่อรองรับการบริการของสำนักต่อไป