- ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ต้องรองรับการเชื่อมต่อกับ RFID โดยมี Standard Interchange Protocol V.2 (SIP2) ที่สำคัญไม่ควรต้องเสียเงินเพิ่มเติม ดังนั้น จึงควรเพิ่ม คุณลักษณะทางเทคนิคที่สำคัญที่ควรเพิ่มลงไปการจัดหาคือ “ระบบและอุปกรณ์ที่นำเสนอต้องสามารถทำงานร่วมกับระบบงานให้บริการยืมคืนห้องสมุดอัตโนมัติที่(ชื่อหน่วยงาน……….)ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ” ดังนั้นถ้ามีการจัดส่งระบบแล้ว ไม่สามารถใช้ระบบได้ ก็ถือว่าไม่ผ่านการตรวจรับตามขั้นตอนพัสดุ หรือให้ดีขอใบรับรองจากผู้ขายก็ได้ครับ ว่าได้รับการรับรองจาก ระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่หน่วยงานใช้ ว่าผ่านการทดสอบและทำงานได้
- งบประมาณสำหรับการติดตั้งระบบ RFID เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบค่อนข้างสูง โดยแผ่นป้ายข้อมูล RFID 1 แผ่นราคา 15-30 บาท นอกจากนี้ยังมีค่าใช้จ่ายในส่วนเครื่องปฏิบัติการสำหรับยืม-คืนด้วยตนเอง (Workstation) และเครื่องอ่านแบบมือถือ (Hand-held reader) ดังนั้นห้องสมุดจำเป็นต้องเตรียมงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายอื่นๆดังนี้
- เครื่องยืมหนังสือด้วยตนเอง (Self-check station)
- เครื่องคืนหนังสือด้วยตนเอง (BookDrop station)
- เครื่องยืม-คืนสำหรับบรรณารักษ์ (Self-circulation desk) ควรมีอย่างน้อย 2 ตัวในครั้งแรก
- ประตูทางเข้า-ออกห้อสมุด (Security gate)
- เครื่องอ่านแบบพกพา สำหรับสำรวจชั้นหนังสือ (Portable reader / Hand-held inventory reader)
โดยจากประสบการณ์ของผู้เขียนได้เรียงลำดับความสำคัญดังข้างต้น แต่ที่อยากให้ผู้อ่านทราบมากที่สุดคือ อุปกรณ์ที่ราคาถูกที่สุด คือ สิ่งที่แพงที่สุด นั่นหมายถึง TAG RFID โดยจะมีราคาแปรผันตรงกับจำนวนทรัพยากรเลย ดังนั้นในการจัดหาจะต้องต่อรองให้ได้ราคาต่อหน่วยต่ำสุด เพราะอย่าลืมว่าต้องซื้อไปตลอดจนกว่าจะเลิกใช้และที่สำคัญควรซื้อเผื่อเอาไว้เลยเพราะขอซื้อทีหลังค่อนข้างจะยุ่งยากแล้ว
อุปกรณ์บางตัวไม่จำเป็นใช้งานจริงๆไม่ค่อยได้ เช่น Portable reader ไม่จำเป็นก็ไม่ต้องซื้อและหากที่ไหนยืนยันว่าจะใช้ระบบ Hybrid ขอให้ทราบไว้เลยว่าอุปกรณ์บางตัวแพงกว่าแบบ RFID เดี่ยวๆ ดังนั้นชั่งใจให้ดีว่า จะเลิกใช้แม่เหล็กเลยหรือไม่ เพราะถ้ายังใช้ Hybrid ต้องจ่ายทั้งค่าแถบแม่เหล็กและ TAG RFID ต่อไป แต่ปัจจุบันมีผู้ผลิตบางรายก็ขาย RFID แบบซ่อนได้แล้ว ลองติดต่อและพิจารณาดูก็ได้ ว่าเหมาะสมหรือไม่ ส่วนประตูที่เอาไว้สุดท้ายก่อน Portable เพราะถ้าจะใช้ Hybrid เหลือประตูแม่เหล็กเดิมไว้ก็ได้
- การรับประกันสินค้าและระบบ ในการเสนอผลิตภัณฑ์ครั้งแรก นอกจากคุณสมบัติ ราคา แล้วสิ่งที่จะต้องถามผู้ขายคือ อัตราค่าบำรุงรักษา(MA) ต้องต่อรองให้ต่ำที่สุด 1-5% ของงบประมาณได้ยิ่งดี ผู้ขายบางรายเสนอราคามาถูก แต่ MA 15-20% เลยทีเดียว เพราะฉนั้นต่อรองราคา แล้วต้องต่อรอง MA ด้วย ที่สำคัญครับต้องประกันระบบอย่างน้อย 3-5 ปี แบบ Onsite อันนี้ควรกำหนดไว้ในคุณลักษณะทางเทคนิคเลยสำคัญอย่างยิ่ง
- การติด TAG RFID ควรจะกำหนดให้ ผู้ขายรับผิดชอบการติด TAG และโอนถ่ายข้อมูลเข้าสู่ RFID เลย อย่าทำเองเด็ดขาด ข้อนี้กำหนดลงใน TOR ได้ และถือเป็นการตรวจรับ TAG ไปในตัวจากประสบการณ์คือให้ผู้ขายติด TAG ไปเกือบ 95% ที่เหลือให้บุคคลากรมาช่วยกันติด เพื่อที่จะเรียนรู้วิธีการติดและถ่ายโอนข้อมูลจากผู้ขาย
- ความจำเป็น อันนี้คงต้องพิจารณาด้วยตนเอง ว่าจำเป็นแค่ใจ จากข้อดีหลายด้านของ RFID ถ้าจะเอามาลดคนนั้นบอกได้ว่า ยาก ถ้าจะเอามาขยายเวลาคืนหนังสือ ก็ทำได้ หรือจริงๆไม่ต้อง RFID ก็ได้ เพราะมีหลายที่ก็ทำกัน นั่นคือ แบบมีกล่องรับ แล้วให้บุคลากรก็ไปเอามาทำคืน หรือบางที่อาจเลือกทำจากห้องสมุดเฉพาะก่อน เพื่อทำสถิติ วิจัยดูความคุ้มค่าก่อนก็ได้
ตัวอย่างคุณสมบัติทางเทคนิคที่สำคัญ
– มีการรับประกันคุณภาพสินค้าทั้งอุปกรณ์ และโปรแกรมไม่น้อยกว่า 3 ปี แบบให้บริการถึงสถานที่ติดตั้ง
– ระบบและอุปกรณ์ที่เสนอต้องสามารถทำงานร่วมกับระบบงานให้บริการยืมคืนของซอฟท์แวร์ห้องสมุดอัตโนมัติที่สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสานใช้อยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
– ผู้ผ่านการเสนอราคาจะต้องทำการติดแผ่นข้อมูลที่เสนอกับหนังสือและสื่อประเภทซีดีรอมหรือดีวีดีของสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสานให้แล้วเสร็จไม่น้อยกว่า xxx,xxx ชิ้นพร้อมดำเนินการจัดทำให้หนังสือและสื่อประเภทซีดีรอมหรือดีวีดีสื่อพร้อมในการบริการยืมคืนผ่านระบบที่เสนอ
– ผู้เสนอราคาต้องฝึกอบรมเจ้าหน้าที่สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศกับอุปกรณ์จริง ข้อมูลจริงและโปรแกรมที่ส่งมอบ ให้เสร็จสิ้นก่อนการตรวจรับ โดยมีผลการประเมินความพึงพอใจในการฝึกอบรมในระดับไม่น้อยกว่า 70 % โดยจำแนกตามการจัดหาครุภัณฑ์ ใช้ระบบ รวมทั้งการดูแลบำรุงรักษาระบบ จำนวนไม่น้อยกว่า 10 คน ระยะเวลาฝึกอบรมไม่ต่ำกว่า 20 ชม.